Окт 6, 2011 - GTD, LifeHack, Технологии    7 Comments

Как работать с закладками (bookmarks) по GTD

Я ОЧЕНЬ много чего ищу и нахожу в интернет, но иногда находится то, что в данный момент не нужно, а будет нужно немного позже. Накопление закладок.

Потом не знаешь куда что деть и где что лежит

Сначала я хотел поместить этот материал в скрытую часть сайта, из-за его ценности, но потом подумал: «Игорь, тебе что- жалко? Разве это последняя фишка, которой ты можешь поделиться? Нет. Тогда выкладывай для всех!».

Поехали!

Можно забыть сделать важное дело, связанное с закладкой. Забыть внедрить что-то ценное. Однажды я случайно нашел один очень ценный на тот момент ресурс, где предлагали программное обеспечение для оперативного планирования и учета производства. Сделал закладку и рассказал через 4 часа руководителю проекта. Он согласился посмотреть и попросил ссылку. Так я её не смог найти! Прошло всего 4 часа, а я забыл в какую папку т.к. выполнял совсем другую сложную задачу и все мои мысли были посвящены ей. Причем я сохранял в логичную папку.

А у Вас так бывало?

Вот что вызывает отсутствие системы при работе с закладками. Хочу Вас успокоить, что я потом все-таки нашел эту ссылку (сайт был американский, поэтому и ключевые слова трудно было подобрать), но я потратил пол часа (!) времени на это, перебирая все закладки, которые сделал, а в рабочем дне часов – 8 и потратить 1/16 времени и кучу настроения не совсем приятно. Вывод, который я сделал-

для работы с закладками нужна система

И эту систему для себя я разработал. Я однажды проводил вебинар по личной эффективности и один из слушателей меня спросил: «А как может помочь GTD в работе с закладками браузера?». Для работы с задачами я использую в GTD Outlook. Никакие закладки и удобство работы с ними он не обеспечивает, но работать с этой информацией нужно. Вы подумаете, что нужно будет для GTD скачать какую-то дополнительную программу?

НЕТ – GTD должен быть в голове, а не в каком-то софте

Для работы с закладками используем… браузер.

  1. Все браузеры сейчас поддерживают сетевую синхронизацию. Настраиваем.
  2. Еще нужен будет мозг и схема обработки входящих, которую предлагает Дэвид Алллен
  3. Создаем структуру папок:
    1. In (Входящие)
    2. Справка
    3. Когда-нибудь
    4. Интересное
    5. Выполнить
    6. Ожидаемые
    7. Календарь
    8. По проектам
    9. Экспресс (для закладок, используемых каждый день)
  4. Если Вы решительный человек, то все свои старые закладки можно сгрузить в папку IN
  5. Берем алгоритм разбора входящих и начинаем ПО-ОДНОЙ закладке разбирать папку IN
  6. Если в какой-то папке появится более 20 закладок- это признак того, что ей нужна внутренняя структура

Чтобы у нас был порядок в папке- нужно выбрать принцип сортировки, который должен быть непререкаем на данном уровне иерархии. Примеры принципов:

  • контексты
  • алфавитный порядок
  • места
  • люди
  • время создания или использования
  • важность
  • проекты
  • сферы деятельности

Для папки Справка например лучше выбрать принцип сортировки по контекстам: Интернет, Магазины оффлайн, Магазины онлайн, Шаблоны фотошоп, Программы и т.д.

  1. Когда-нибудь: рекомендую складировать туда по месяцам
  2. Интересное: не сортировать вообще, брать первое попавшееся
  3. Выполнить: несколько подпапочек для текущих дел
  4. Проекты: лучше всего с помощью моего «чудо-скрипта» по дате создания создавать папки внутри этой папки, соответствующие текущим проектам
  5. Экспресс: нужно ограничить данную папку 15ю элементами и почаще чистить

Вообще любая система имеет свойство засоряться- это нормально, поэтому раз в полгода проводите чистку- пройдитесь по всем папочкам.

Главное правило. Даже два:

  • Все новые ссылки поступают в папку IN
  • В назначенное время Ч Вы берете схему разбора входящих и разбираете папку входящих ярлыков по остальным подпапкам (раз в неделю)

Если нужно поместить закладку в несколько папок? Сделайте копию! Это всего лишь ярлычок, который показывает где лежит что-то полезное.

Спасибо за внимание, а теперь создавайте указанную структуру и по-немногу (закладок по 10 за раз) перерабатывайте по схеме ВСЕ свои старые закладки в новый формат.

И не забудьте подписаться на новости моего блога, а когда попробуете новую систему в действии- напишите мне комментарий, чтобы больше людей поддерживало порядок в своих закладках и мы вместе улучшили данную систему.

Желаю Вам идеального порядка в Ваших закладках.

Любая система лучше, чем никакой системы.

 

Нравится? Новые статьи прямо на свой e-mail:

0
0
0
0
0
0

7 комментов

  • Прекрасная статья !!! Узнал что то новое для себя.

  • В таком обилии информации система действительно очень нужна.

  • Классная статья. Всегда накапливается столько бумаг, что просто запутываешься в них. Но, у меня не хватит устойчивости все раскладывать по папкам. Я давно понял, нужен секретарь.

    • У меня давно крутится мысль сделать тренинг на эту тему (работа с бумагами), но не хватает учеников. Когда есть созданная система, то поддерживать её не составляет особого труда, а кормить отдельного человека, чтобы он по папкам бумажки рассовывал- не для меня… может пока что.

  • Я поняла в чем фишка Игоря. Он ведь бывший военный, а мне еще вчера сказали, что система 5s копирует армейскую

    • В армии порядок должен быть во всём… Даже сугробы должны быть квадратными.

  • Я думаю, производство в наличии порядка нуждается не меньше

Добавить комментарий