Игорь Киселев, Lean Expert

Офис стоя

Есть ли порядок в Вашем офисе?

Кто отвечает за то, чтобы поливать цветы?

А когда последний раз стирали пыль с верхних полок?

Ищут ли Ваши сотрудники то кнопку, то скрепку, то важный договор или документ?

Если Вы остались небезразличны хотя бы к одному из этих вопросов, то эта статья для Вас.

Я прямо представляю себе как Вы думаете: «Это что! Если за ними не присматривать, то сотрудники вообще офис в свинарник превратят!»

Думаю, что каждый собственник и хороший менеджер представляет себе хотя бы частично последствия беспорядка в офисе и втайне мечтает, чтобы всё и всегда было на своих местах и офис был чистым, опрятным и удобным.

Если не следить за наведением и соблюдением порядка, то за короткий промежуток времени офис приобретает неряшливый вид, а если его посещают клиенты или партнеры по бизнесу, то у них подсознательно складывается впечатление о компании. Приведу здесь цитату одного из гуру Lean: «Только опрятные компании могут делать качество». На каком-то уровне сознания посетители думают: «Если у них такой кавардак и непорядок, то как с ними можно иметь дело? Мои заказы или документы могут потеряться, а вот в компании Х- другое дело всё по полочкам и красиво». Некоторые компании даже сознательно разделяют офис на зоны для посетителей и для основной работы, где и происходит рабочий бардак.

В неразберихе также страдает качество работы, документы теряются и находятся, важные вопросы выпадают из поля зрения, может произойти загрязнение документов (опрокинутый кофе) или их порча.

Лишние предметы и документы на виду ведут к «засорению» информационных каналов сотрудников, что приводит к возможным переключениям.

Из-за того, что постоянно происходит поиск документов и предметов, в атмосфере беспорядка настроение сотрудников ухудшается и внимание рассеивается снижается производительность работы.

С другой стороны есть же офисы, в которых поддерживается порядок во всем его объеме. Рабочие места опрятные, нигде нет ничего лишнего, вся документация имеет своё место, которое обозначено, рабочие процессы видны и прекрасно контролируются.

Как же эти офисы решают эту проблему?

Можно пойти минимум двумя путями:

• Создать жесткую систему мотивации для поддержания порядка и заставлять сотрудников его ежедневно наводить
• Организовать внедрение 5s в своём офисе

Про первый вариант не буду писать, думаю, что Вы уже не раз пытались. Преимущество же второго в том, что внедрение 5s для офиса бесплатно ну или почти бесплатно. Вы ведь тратите деньги на канцелярские товары. Можно приобрести по 5s книги и организовать изучение их сотрудниками, затем приступить к практическому этапу, когда принципы 5s будут применяться на практике.

Внедрение 5s  на первом шаге будет заключаться в том, чтобы отсортировать ненужные предметы на рабочих местах и избавиться от них. Нужные редко предметы разместите вне рабочих мест. Следующим шагом будет внедрение аккуратности. Организуйте хранение и размещение необходимых вещей так, чтобы их можно было быстро и просто найти и использовать. Потом нужно определиться с уборкой. Нужно закрепить всё, что есть в офисе за кем-то конкретным в части уборки и поддержания в исправном состоянии, определить, что значит опрятное рабочее место. Создать какие-то документы, стандарты, которые будут закреплять установленные правила. Иначе они просто со временем забудутся. Это будет четвертый шаг. На пятом шаге 5s для офиса будет воспитывать привычку точного выполнения правил, процедур и технологических операций (да, да, их тоже нужно стандартизировать).

Систему 5s книги переводят на русский язык с языковыми искажениями, чего невозможно избежать, чтобы не нарушить первые буквы слов. Существует несколько вариантов перевода, но я приведу практически буквальный перевод шагов системы с родного ей японского:

1. Сортировка
2. Аккуратность
3. Уборка
4. Поддержание (установленного) порядка
5. Формирование привычки

Принципы 5s настолько просты, настолько логично следуют один из другого, что при должном желании со стороны сотрудников офиса- Вы без труда наведете в нем самонаводящийся порядок

На самом деле я внедрил эту систему у себя и могу точно утверждать, что она работает.

Чтобы узнать побольше
об этом замечательном инструменте-
бесплатно скачайте моё занятие

ЗДЕСЬ!

Картинка с LeanPics