Июл 21, 2011 - GTD, Lean, LifeHack, Технологии    4 Comments

Сколько у Вас писем во входящих? (5)

продолжение…  ранее- здесь…

Итак.
Наконец-то во входящих у нас не осталось ни одного письма! Ура! На иностранном языке такая техника называется Zero-Inbox. Но ведь нужно же как-то обработать письма дальше? Конечно. Переходим к стадии обработки отсортированной корреспонденции.


Фокус в том, что когда обрабатываются письма однородного типа, то и этот процесс будет проходить быстрее за счет того, что сознание не переключается на другой режим. А обрабатывает оно импульсы в терминах действий.

  1. мусор — я надеюсь, что уже убран в “Корзину” :-)
  2. справочные
    Здесь должен заметить, что для такой информации должна быть придумана (хоть самостоятельно, хоть у меня на тренинге) система хранения справочной информации. Сразу подскажу, что создание архивов и других систем доступа к какому-то массиву информации нецелесообразно основывать на более, чем 2х принципах (вспомните библиотеку: Жанр и Фамилия автора!). Что делать с этими письмами? Поместите информацию в свой классификатор, нажмите кнопку “сохранить” и удалите письмо.
  3. отложить/нужно
    Определяем, что мы ДОЛЖНЫ сделать по каждому письму и вносим в свой любимый PIM, планирование времени и прочее будет потом, не сейчас. Эти задачи мы будем выполнять когда-нибудь позже. Письмо можно уже удалить.
  4. отложить/интересно
    О, это очень приятная папочка! Тут лежат письма, которые требуют что-то сделать такое, что нам ОЧЕНЬ ХОЧЕТСЯ сделать. После выполнения этого у нас поднимется настроение, будет энергия и позитив. Осторожно! Что-то делать из этой папки немедленно- запрещается (мой секрет). Используем эти дела как “вознаграждение”. Когда будем планировать дела на день, берем парочку дел из папок “отложить/нужно” и “проекты”, а одно из “интересных”. Главная хитрость: сначала делаем то, что нужно, а потом награждаем “интересным” делом. Попробуйте- Вам понравится! А письмо мы удаляем.
  5. проекты
    Как я и обещал- это не простая папочка. Тут у нас какие-то письма, по которым что-то нужно сделать, но неизвестно как. Берем первое письмо, осознаём что должно измениться, в каком оно сейчас состоянии и в каком должно стать. Медитируем с карандашом и бумагой над картинкой будущего состояния и записываем действия, которые нужно выполнить, чтобы достичь заданного состояния. Минута медитации прошла- ищем самое первое действие, которое нужно сделать. Это должна быть абсолютно понятная операция для выполнения которой у Вас есть все ресурсы (время, деньги, телефоны, пароли и явки). Запишем это действие в PIM, а остальные (не пропадать же работе) в заметки к нему. Письмо- удаляем.
  6. поручить
    составим список заданий, которые Вы не можете/не хотите делать, а будут делать другие люди. Проставьте сроки, к которым Вам нужен результат, поставьте напоминание, чтобы проверить сделано ли то, что Вы просили. По мере передачи заданий другим людям помечайте, что Вы сообщили человеку результат, который будете ожидать от него к такому-то времени. Всё- удаляем письмо.
  7. в календарь
    Очень просто- записываем опять-же в PIM, раздел Календарь событие с напоминанием. Не злоупотребляйте подобными задачами. Напоминания создают лишний стресс.
  8. в список дел
    Здесь лежат уже письма, которые требуют действий в ближайшей перспективе, в течении недели. Определим задачи по каждому письму в отдельности, заносим в органайзер, письмо удаляем. Продолжаем, пока не освободим папку.
  9. БЫСТРЫЕ ДЕЛА

ЩЕЛК! В этом месте переключаем мозг в режим “работать!”

Обязательно засекаем полчаса на быстрые дела. Некоторые называют их рутинными. Для каждого человека это будут различные дела. Одному написать в твиттер и сделать статью на сайт- дело 15 минут, а пожарить яичницу- долгая задача, требующая поиска рецепта, подготовки посуды, покупки яиц и т.д. Вобщем быстро- быстро выполняем то, что от нас требует папка “Быстрые дела”. Времени, скорее всего, не хватит, но это не страшно- выбирайте приоритетные вопросы и чаще говорите заданиям “нет”, может быть какие-то задачи будут сделаны в следующий раз.

Удачи!

Нравится? Новые статьи прямо на свой e-mail:

0
0
0
0
0
0

4 комментов

  • Раньше я был подписан на очень большое количество рассылок и всю почту обработать было тяжело. Теперь от многих избавился ни к чему распылятся. Теперь в моем ящике более или менее порядок. Но надо еще мусора много поудалять.

  • Должна быть ещё одна папка — «АРХИВ», куда складываются письма, по которым может потребоваться восстановить хронологию событий, на работе это часто случается («Иванов Вам и мне высылал в прошлый понедельник, дублирую» или «Повторно запрашиваю информацию по следующему вопросу…»

    Ваше мнение?

    И отдельно — ОГРОМНОЕ СПАСИБО (!!!) за Ваши статьи, советы, Ваш труд. Это помогло лично мне начать выбираться из-под завалов, которые уже просто смыкались над головой. Хотя про тайм-менеджмент знаю не понаслышке…

    • Очень приятно слышать и читать слова благодарности, они дают силы продолжать. Вам лично рекомендую прочесть про тайну белки в колесе на моем блоге, чтобы выбравшись из завалов не попасть в ловушку.
      Папка Архив у меня есть, она называется МУЗЕЙ во всех моих системах управления материалами (электронные, бумажные и пр.). Возможно, я ее не описал. Заимствовано из системы Васи Кислого.

    • у меня даже есть папка СПРАВКА, где лежит полезная информациия

Добавить комментарий