Игорь Киселев, Lean Expert

Типичные ошибки планирования:
– Выделяем недостаточно времени на задачи
– Расставляем дела без зазоров
– Пытаемся всё успеть за неделю

Получите несколько правил, которые позволяют легче управлять делами на недельном горизонте планирования.

1. Планируем неделю заранее

Лучше делать это вечером в пятницу. На отдыхе не будет беспокоить тревога о том как сложится будущее. Вы уже её сложили. Отдых будет спокойным. Организм и подсознание готовят ресурсы на реализацию плана. В понедельник не нужно тратить силы и время на старт.

План лучше воспринимать как подсказку, что всё можно успеть и Вы сосредоточены на самых важных вещах, а не что-то высеченное в камне.
На протяжении недели в плане обозначается его выполнение и коррекция.

2. Сосредоточиться на 1-2 рабочих задачах в день

Если для задач и встреч использовать календарь, то вся информация окажется там. Бизнес, семья, работа, еда, командировки.

Часто нам кажется, что можем делать вещи быстрее, чем на самом деле. (Написать презентацию за час?) Это случается из-за незнакомой задачи и желания побольше успеть.

Неприятно, когда не успеваешь то, что планировал.

Поэтому не пытайтесь планировать неделю супер-героя. Ставьте в календарь одну или две рабочих задачи в день и погрузитесь в них без суеты.

Стоит убедиться, что эти дела двигают Ваш бизнес, а не просто занимают время. Поэтому…

3. Отбросьте задачи, пожирающие время

Делайте только то, что напрямую принесёт Вам деньги в ближайшей перспективе.

Примеры пожирателей:
– Проверка уведомлений от социальных сетей
– Отправка сообщений
– Всплывающее уведомление о E-mail

Подумайте: когда я в последний раз читал письмо, которое положительно повлияло на мои планы?
Большинство писем приходит с ИХ вопросами, когда нужно заниматься ВАШИМИ делами.
Поэтому почту нужно проверять не больше раза в день и то на всякий случай.

Это значит, что для почты и технических вопросов нужно зарезервировать в календаре какой-то блок (отрезок) времени.

4. Уделите 15 минут на продумывание завтрашнего дня

Резервируем 15 минут в графике:
– отметить прогресс в плане (желательно последней задачей дня)
– перенести невыполненное на завтра
– просмотреть задачи на завтра и подумать как их сделать

Обзор дня это настоящая магия – попробуйте.

Трюк в том, что Вы осознаёте как потратили время дня.

Например: иногда я притворяюсь, что начал работу в 8:30, но ничего особенного не сделал до 11. Это 2,5 часа!
Нельзя так разбазаривать время!

5. Недельный обзор

Планируй неделю в Пятницу. В конце каждого дня обзор и обновление завтрашнего плана.

Цель резервирования блоков времени:
– определить сколько времени задачи требуют реально
– закладывать достаточно времени для сложных проектов
– изгнать многозадачность
– делать больше полезных задач

И последнее, резервируйте по 15 минут между задачами для того, чтобы мозг переключался. Это его механика.