Игорь Киселев, Lean Expert

Многие люди, использующие тайм-менеджмент, в том числе и я, сталкиваются с проблемой, когда действия по поддержанию системы управления личным временем в актуальном состоянии не выполняются.

Основы тайм менеджмента требуют, чтобы производился учет и планирование дел, в особенности это затрагивает тайм менеджмент руководителя, как человека,который наделен определенной мерой отвественности.

В чем здесь причина и как избежать «отката»?

Планирование и тайм менеджмент требуют определенных телодвижений, а человеческое животное устроено так, что его достаточно трудно сподвигнуть на какие-либо телодвижения.

Но выход есть, он называется привычкой. Если Вам удасться выработать привычку к какому-то действию, что затраты воли на его повторение будут минимальны, а со временем практически сведутся к нулю.

Еще одной проблемой является то, что сознательная часть общества ставит перед собой какие-то НОВЫЕ цели, которые нужно достичь один раз, а вводить в привычку действия по их достижению нет никакого смысла.

Если поставленные цели достаточно крупные, то перед нами встанет проблема мотивации на пути к этой цели, особенно, если нужно сделать кучу неприятных, трудных и пр. действий и заданий, а на всём этом пути не подворачивается никаких положительных моментов. Это может кого угодно сбить с пути.

Возьмем другой случай, когда поставленные цели кажутся маленькими. Казалось бы, что никаких проблем не должно возникать. В этот момент мотивация опять-таки понижается, но по другой причине.

Эта причина в том, что МАЛЕНЬКИЕ ЦЕЛИ НЕ БРОСАЮТ ВЫЗОВ

Небольшое отступление, но оно в тему. Одно время я очень плотно занимался производственным планированием. Скажу один вывод, что план – это не догма, что если Вы его не выполнили, то это не значит, что Вы плохой человек или неудачник. Это не конец света.

План просто служит ориентиром к которому лежит Ваш путь во времени и пространстве. На практике планы реализуются с какой-то вероятностью, то есть всегда есть риск, что что-то пойдет не так.

Давайте поразмыслим какова зависимость вероятности того, что план будет реализован от его амбициозности? Наверное, чем менее амбициозен план, тем больше вероятность его реализации, но вот и радости от этого Вы испытаете немного.

История:

В последнее время все знают, что существует такая профессия, как менеджер по управлению проектами. Уж эти-то люди знают толк в планировании, целях и задачах. Они используют специальные программы, управляют ресурсами и задачами. Казалось бы вот у кого должно всё получаться. Вы не поверите, но если спросить начистоту, то практически ни один (!) проект не укладывается в установленные изначально рамки (сроки, стоимость, объем работ)

Скажу по секрету, что проект, в котором соблюдаются все сроки и бюджеты  содержит в себе большое, просто ОГРОМНОЕ количество перестраховки. Если выразиться профессионально, то это чистые потери. Это значит, что минимум 30% выделенных ресурсов можно было сэкономить!

Секрет магии целеполагания

Как же найти свой максимум? Как обычному человеку определить не слишком маленькую цель, но и не слишком большую? Отвечаю:

1. Определите цель- опишите или как можно точнее то, чего вы хотите.
   Оно должно находится посередине между Вашим понятии о занятии и нереальной мечтой, цель должна вдохновлять и бросать вызов. Вы должны считать, что можете её достигнуть с большим напряжением.
2. Нужно придумать определенные конкретные показатели, которые после проверки совершенно однозначно скажут: «Цель достигнута»
3. Определите срок- поставьте такой срок достижения, в который Вы верите, что цель может быть достигнута. Тут еще проще. Задайтесь вопросом: «Когда со 95% вероятностью, если не случиться чего-то необычного я это сделаю, год, полгода, месяц, неделя?» Как только стало казаться, что срок приемлемый (как если бы пришлось отвечать за выполнение срока), то делите его на 2 и записывайте его напротив цели. Эта техника поможет избежать студенческого эффекта и Вы будете знать, что срок реализуем на 50%, так что это еще одна золотая середина по времени
4. Если Вы определили этапы, то проверять прогресс нужно в дату завершения текущего этапа, если цель не достигнута- определите причины, способы их выявления и устранения, потом пересмотрите сроки.
5. Определитесь со стоимостью цели- нужно же представлять сколько и чего Вы потратите на достижение цели: времени, денег, сил и усилий воли. Это поможет Вам не отступать при отсроченном результате, ведь Вы же ожидали этих затрат!

Вот таков мой опыт целеполагания и применения  GTD, которая содержит в себе полный набор естественных инструментов по управлению временем для руководителя и обычного человека.

Рекомендую Всем использовать эти инструменты, т.к. они значительно продвигают не только производительность, но и способствуют росту личности. В этом я убедился на собственной шкуре.

Удачи и мира всем!