Ноя 11, 2013 - Lean    No Comments

Как организовать планирование и отчетность по развитию производственной системы

Кто не идет в ногу со временем, тот со временем исчезает.

Здравствуйте, уважаемый читатель!

Внедрение изменений или развитие производственной системы (РПС) это не операционная деятельность, а новая и нестандартная ситуация для фирмы, поэтому планы РПС должны быть разработаны с особым вниманием.

Я расскажу как вижу этот процесс на базе своего опыта, но с улучшениями. Использовать чей-то пример гораздо эффективнее, чем придумывать свой велосипед.

Дорожная карта (Roadmap, RM, ДК) это документ, на базе которого создаются планы по развитию производственной системы.

Если есть какие-то мероприятия, относящиеся к РПС, но не учтенные в Дорожной карте, то эти направления или вопросы должны вноситься в Дорожную карту в ходе работы по её актуализации держателем ДК.

Для того, чтобы начать действовать минимальными и достаточными являются условия: знать цель и осознать ближайшие шаги, которые к ней нужно сделать. Иными словами для планирования работы соответствующему руководителю нужно прочитать утверждение из дорожной карты: «100% персонала прошло обучение системе 5С» и задать себе вопрос «Какое следующее действие нужно совершить в этом направлении?». Затем полученный список действий делегируется непосредственным исполнителям (лучше всего эту работу делать прямо на специальном совещании с их присутствием, чтобы по ходу работы корректировать план).

В одном из курируемых мной цехов (сталелитейном) мы с руководством внедрили такую систему планирования:

  • начальники участков на базе ДК, указаний менеджмента и других факторов самостоятельно составляют план РПС
  • менеджер по РПС цеха собирает, оценивает и сводит воедино как план по цеху (делает копии и сшивает степлером)
  • менеджер по РПС согласует план (постоянных улучшений) со мной- куратором из Отдела по Бережливому производству
  • утвержденные планы размещаются на стендах визуального менеджмента (СВМ) и в них от руки делаются отметки о выполнении и т.п.
  • в срок подачи отчета план с отметками сканируется и отправляется по электронной почте куратору для оценки уже как отчет

Любой документ должен жить и меняться для удобства его пользователей, иначе он превращается из полезного в бюрократический.

Скачайте шаблон плана-отчета по РПС, который Ваша фирма адаптирует под свои особенности.

 09-__-__.docx (12,9 KB, 799 загрузок)

Шапка отчета

Графы очевидны и возможно, что их нужно будет переработать под корпоративный стиль и специфику оргструктуры. Единственное замечание: не усложнять процесс согласования плана и принятия отчета. Графы документа построены по технологии SMART > ссылка на википедию <.

Исполнитель

Жесткое правило: указывается всегда только один человек (может указываться второй как заместитель или помощник). Исполнитель отвечает за реализацию действия независимо от любых форс-мажорных обстоятельств. Делегирует, взаимодействует, если сроки выдержать невозможно, то сообщает руководителю как только он это понял.

Рекомендую также указывать Контролера задания, который объективно оценит качество его выполнения.

Конкретные действия (s)

Это понятные исполнителю и имеющие видимые результаты действия. У меня уже мозоль на языке от того, что я объясняю, что «проработать вопрос» это не конкретное действие, а чье-то  нежелание продумать  пути  достижения  целей.

Измеримые показатели (m) из каталога

Это описание конкретного и видимого результата от реализации действий исполнителем. Никаких абстракций, только то, что можно «положить в тачку».

Для удобства и стандартизации процесса экономического обоснования внутри фирмы очень удобно разработать перечень критериев эффективности. Часть из них будут измеримые, а часть могут быть качественные, т.к. наиболее важные вещи в этом мире измерению часто не поддаются или очень трудно поддаются.

Недавно наткнулся на интересное высказывание:

«Самые главные вещи в жизни это не вещи»

Ресурсы/за счет чего (a)

Желательно при планировании предусмотреть нужные ресурсы. Полномочия, время, финансы, расходы из фондов ремонта/логистики/др., привлекаемые рабочие/специалисты, специальные компетенции, расходные материалы (пути их приобретения и списания), ресурсы других подразделений.

Значимость (r): обязательные, важные, дополнительные

Предсказать фактические сроки реализации какого-либо события со 100% вероятностью невозможно, т.к. Мерфи работает в каждой фирме. Лучший способ дизориентации подчиненных- не ставить приоритеты. В одной фирме даже есть ритуал: «Когда нужно сделать? — Вчера!. — А-а-а, вчера-а-а (убирает документы в долгий ящик, кивая головой).»

Почему? Потому что задание УЖЕ провалено, но есть задания, которые еще МОЖНО УСПЕТЬ и им отдается внимание.

Обязательные действия должны быть выполнены строго в указанные сроки в первую очередь. Важные действия желательно выполнить, но сроки не так критичны. Чаще всего эти действия станут обязательными в следующем месяце. Дополнительные действия можно выполнять, если завершены первые две категории. Они нужны для случая, если всё пошло настолько успешно, что обязательные и важные работы завершены, а до составления следующего плана еще есть время.

Крайний срок (t)

Может выходить за рамки месяца (периода планирования), но я не рекомендую использовать действия, которые по длительности больше недели. Если есть дата, когда нужно начать выполнение, то её можно указать в скобках «24.10.13 (с 10.04.13)». Сложные работы лучше всего разбивать на несколько более простых, это улучшает контролируемость, вносит больше понимания объемов работы (реалистичность сроков) и ясности для исполнителя.

Резюме

Планы, а затем и отчеты подразделений должны проверяться отделом-держателем Дорожной карты. Для ускорения и стандартизации критериев проверки нужно разарботать и совершенствовать чеклисты и руководство по составлению плана и отчета по РПС. В чеклист для начала нужно внести такие пункты: все действия  относятся к сфере полномочий назначенных исполнителей, указанные сроки реальны, к РПС привлекается большинство персонала, все действия направлены на реализацию требований Дорожной карты и т.д.

На этом, пожалуй, в этот раз всё.

 

Желаю Всем успехов, до следующих материалов.

 

P.S. Добавляйтесь в друзья на Фейсбук, Твиттер и ЛинкедИН.

 

ШУТКА

Пришел молодой человек на собеседование. Дали ему тест на системного администратора.  Он его прошел и спрашивает: «А вы всем курьерам такие тесты даете»?

 

Не допускайте потерь 8го вида (таланты сотрудников). Удачи!

Обновление от 08.09.2014

Жизнь не стоит на месте и можно скачать пример формы и заполнения кайдзен-плана.

2014-09-08___.xlsx (12,9 KB, 1 hits)
Войдите на сайт, чтобы скачивать.

Нравится? Новые статьи прямо на свой e-mail:

0
0
2
0
1
0

Добавить комментарий