Короткая но очень полезная штука для Внедряющих
Тот, кто внедряет какие-то новые вещи часто разрабатывают впервые или серьезно переделывают старые регламенты, инструкции и так далее.
Хочу скорее поделиться одним приемом, который существенно облегчит работу с версиями документов.
Я просто удивляюсь,
что я не делал этого раньше
Возможно, что Вы уже сталкивались, а если нет, то обязательно столкнетесь с тем, что документы у разных исполнителей имеют разную версию. При управлении проектом, в котором задействовано много людей это вызывает несогласованность и потери времени и нервов, а также ряд других негативных последствий.
В одном из проектов, в которых я участвовал, техническое задание разработанное ДО начала его реализации имело версию 10.1. Стоит ли говорить, что во время реализации его версия за год достигла числа 20 и продолжает расти.
На самом деле кто-то же решает все эти проблемы. Как ни затерто это будет звучать, но это программисты при реализации распределенного проекта. Люди между собой не встречаются, но реализуют вполне серьезные задачи. Давайте немного у них поучимся.
Эта штука называется УПРАВЛЕНИЕ ВЕРСИЯМИ
На самом деле всё гораздо проще, чем звучит. Нужно просто указывать в колонтитуле документа:
- Номер версии и тип версии (черновик, бета, альфа, рабочая)
- Владельца документа (отвечающего за его актуальность)
- Координаты владельца
- “Срок годности” или надпись “Актуален до: …“
- будет полезно указать источник документа (где он располагается на сетевых ресурсах) путем вставки простого поля Word
Всё это богатство вставьте в шаблон
и пользуйтесь им для разработки новых документов
Таким образом при разработке какого-то концептуального технического задания, регламента по работе с канбан-карточками Вы изначально и принудительно будете обязаны назначить конечную дату действия документа, после которой исполнитель будет обязан обратиться за актуализацией к держателю документа (к Вам)
Ведь сами-то Вы можете просто забыть в круговерти новых свершений про такие мелочи, как версии.
[stextbox id=”alert”]У психических ресурсов Внедряющего новое есть более лучшее применение, чем следить за скучными бюрократическими моментами[/stextbox]
Кстати, это тоже визуальное управление, только функцию контроля Вы так невзначай переложили на участников.
P.S. Кстати! Именно “Актуалено до:”, а не “Дата создания” больше всего облегчит Вам жизнь и увеличит координацию в команде. Вы изначально задаёте срок, после которого будет обновление информации (в зависимости от её
[stextbox id=”info”]Ведь ни одно видение не соответствует тому, что будет в реальности. Это закон Внедрения![/stextbox]